Studii de caz

Succesul unei implementări înseamnă garanţia unor metodologii de lucru complexe, a maturităţii proceselor de planificare şi execuţie, dar şi a experienţei echipelor de proiect.

Recomandările clienţilor noştri ne onorează şi ne oferă satisfacţia că ceea ce facem, facem foarte bine. Aflaţi părerea câtorva clienţi, lideri în sectoarele lor de activitate, despre profesionalismul şi expertiza consultanţilor noştri.

SATORP

„Am fost foarte mulțumiți de calitatea personalului găsit în cadrul TotalSoft. Aveam nevoie de 10 specialiști și i-am angajat pe primii 10 intervievați. În două săptâmâni aceștia erau deja la sediul SATORP pentru a-și prelua sarcinile”.

Adel A. Naji, Manager, Planning and Optimization Project, SATORP

.

.

TotalSoft a câștigat o licitație internațională și oferă servicii de management de proiect companiei SATORP

.

Cel mai important proiect derulat de o companie românească în afara granițelor țării pare a fi colaborarea dintre TotalSoft și SAUDI ARAMCO TOTAL Refining and Petrochemical Company (SATORP) din Arabia Saudită pentru livrarea de servicii de managment de proiect. TotalSoft  furnizeaza aceste servicii în cadrul proiectului de construcție  uneia dintre cele mai mari rafinarii din Orientul Mijlociu,  proiect rezultat în urma colaborării dintre Saudi Aramco si compania franceză Total. Investiția în  acest proiect se ridică la peste 10 miliarde USD, iar termenul de finalizare este prognozat pentru anul 2013.

.

Încă din luna mai, o echipă de 10  specialisti a TotalSoft activează în cadrul proiectului de construcție a „Jubail Refinery” una dintre cele mai mari si mai moderne rafinării din Orientul Mijlociu. Echipa este formată din planneri cu o experiență bogată în domeniul  petrol și gaze și va asigura si mentine legatura intre SATORP si subcontractorii participanti la proiect, prin analize si raportari atat la nivelul fiecarui pachet (analize de performanta, risc) cat si la nivelul intregii rafinarii.

.

Rafinăria pe care SATORP o construiește în Arabia Saudită este una foarte modernă, din categoria ,,full conversion,, ceea ce înseamnă procesare foarte complexă a petrolului dar și procese de producție extrem de eficiente. Proiectul a început  în anul 2006 cu o etapă de Front Engineering Design ce a avut loc in Italia , iar în 2008 a avut loc asocierea printr-un joint venture  între SAUDI ARAMCO și compania franceză Total devenind Saudi Aramco Total Refining and Petrochemical Company. Proiectul avand o mare complexitate,  a fost împărțit în 13 secțiuni - pachete (12 alocate direct rafinariei și una pentru facilitățile temporare ale construcției), scopul acestei împărțiri  fiind reducerea riscului și simplificarea modului de monitorizare a subcontractorilor. 

.

„Am ajuns la cifra 12 în urma unor analize temeinice a contractorilor. Prin această împărțire pe secțiuni, urmărim reducerea riscurilor,un element extrem de important în derularea proiectului  având în vedere valoarea investiției, orice abatere de la planul inițial avand costuri imense. Subcontractorii implicați în construirea rafinăriei ,,Jubail” sunt companii de top din Europa și Orientul Mijlociu însă trebuie să ne asigurăm că planurile și activitatea acestor subcontractori sunt conforme cu obiectivele noastre și că, în final, vom porni rafinăria la momentul stabilit. Prin urmare planificarea și monitorizarea subcontractorilor sunt  esențiale” a declarat Adel A. Naji, Manager, Planning and Optimization Project, SATORP.

.

Totalsoft a obținut cel mai bun  punctaj

Având în vedere valoare de  peste 10 miliarde USD a proiectului și producția de 400.000 de barili/zi prognozată după finalizare, atenția acordată de SATORP managementului de proiect a fost maximă, iar  instrumentul folosit pentru gestionarea proiectului a fost  Primavera, sistem achizitionat in 2010 de la TotalSoft. Dincolo însă de unelte, oamenii care gestioneaza această activitate sunt și mai importanți.

.

„Intr-o prima etapă am căutat să angajăm profesioniști individuali de pe piața internațională însă acest demers nu s-a dovedit prea simplu. Prin urmare am hotărât contractarea unor companii de profil și am organizat o licitație pentru a identifica cel mai potrivit furnizor și cea mai competitivă ofertă.  Analiza ofertelor a avut două etape: o analiză tehnică și una comercială. Am avut pe lista scurtă trei companii, iar TotalSoft a avut cel mai bun punctaj. Celelate două companii erau din Australia și Europa, de asemenea distribuitori de Primavera cu o experiență relevantă în managment de proiect , ” mai afirmă Adel A. Naji.

.

Cea mai valoroasă resursă: oamenii

.

Implicarea Totalsoft în cadrul proiectului are loc într-un moment critic, rafinăria este ridicată în proporție de 24%, iar lucrările devin tot mai complexe. Contractul a fost semnat cu două luni în urmă, iar acum deja 10 angajați ai companiei romanesti lucrează la fața locului.

.

„Am fost foarte mulțumiți de calitatea personalului găsit în cadrul TotalSoft. Aveam nevoie de 10 specialiști și i-am angajat pe primii 10 intervievați. În două săptâmâni aceștia erau deja la sediul SATORP pentru a-și prelua sarcinile”, afimă Adel A. Naji.

.

Echipa TotalSoft lucrează direct cu subcontractorii, fiind alocați celor 12 secțiuni definite în cadrul proiectului, în funcție de background-ul și abilitățile fiecărui planner și raporteaza direct echipei de management a SATORP care centralizează toate informațiile.  În esență, activitatea  plannerilor va consta în monitorizarea foarte atentă a activităților subcontractorilor, pentru a se asigura că toate activitățile raportate de aceștia sunt conforme cu realitatea din teren din toate punctele de vedere (procurement, , executie, livrari la timp etc). Scopul final este  ca activitatile  derulate de catre subcontractori sa fie in conformitate  cu planificarea inițială, precum si preintampinarea riscurilor ce ar putea interveni in cadrul proiectului..

.

„Analiza riscului este foarte importantă, iar angajații TotalSoft sunt foarte buni din acest punct de vedere, ” mai declară Adel A. Naji.

.

Perspective

.

Contractul a fost semnat pe 2 ani cu posibilitatea de prelungire în funcție de evoluția activității și de oportunități.  Anul trecut compania petrolieră a achiziţionat  sistemul de management de proiect  Primavera, pentru care producătorul român de software este partener Oracle Platinum. Mai mult, acest contract, prin valoare și anvergură devine o poartă deschisă pentru TotalSoft atât pentru alte colaborări cu SAUDI ARAMCO dar și către piața Orientului Mijlociu.

Studiu de caz

OMV Petrom

"De-a lungul celor trei ani cât a durat proiectul, atât OMV Petrom, cât şi TotalSoft au acumulat o experienţă bogată în domeniul Oil & Gas. Acum, TotalSoft continuă să fie implicat în diverse proiecte în Petrom dar şi în alte domenii unde foloseşte experienţa dobândită".

Umair Mir, Manager de Proiect, Proiectul de Modernizare Sonde, Petrom.

Compania

Grupul Petrom este cel mai mare grup petrolier din Europa de Sud-Est, cu activităţi în sectoare ca Explorare şi Producţie, Rafinare şi Marketing, Gaze Naturale sau Energie. Grupul şi-a consolidat poziţia pe piaţa petrolieră din Europa de Sud-Est în urma unui amplu proces de modernizare şi eficientizare, pentru a cărui implementare au fost realizate investiţii de peste 5 miliarde de euro în ultimii cinci ani.

.

Grupul exploatează în România şi Kazakhstan rezerve dovedite de petrol şi gaze estimate la 854 milioane de barili echivalent petrol (în România 823 milioane barili echivalent petrol) şi are o capacitate nominală anuală de rafinare de 8 milioane tone.

.

În anul 2009 cifra de afaceri a Grupului Petrom a fost de 3.795 milioane Euro, iar profitul operaţional a fost de 969 milioane Euro.

Situaţia

În anul 2006, Petrom a demarat un proiect de modernizare de sonde, proiect care făcea parte din planul anual de investiţii de aproximativ 500 milioane de Euro (doar această investiţie s-a ridicat în final la 360 milioane  Euro), cu o  durată de 2 ani de zile şi o descriere tehnică greu de egalat: 5.000 sonde şi mai mult de 10 milioane ore de manoperă. 

.

Proiectul a început cu o echipă la sediul central din Ploieşti şi mai multe echipe răspândite în teritoriu care se ocupau de planificări, de stabilirea etapelor, analizau costurile, totul într-un mod simplu şi neintegrat, oamenii implicaţi în realizarea acestor activităţi fiind ingineri petrolieri şi nu ingineri de planificare.

.

Pentru a corela perfect activitatea specifică modernizării sondelor cu cea de planificare şi urmărire, Petrom a ales cooptarea unui consultant în management de proiect care să deţină o expertiză semnificativă în domeniu.

.

Şi cum TotalSoft oferea servicii de consultanţă în management de proiect, în baza sistemului Primavera,  iar Petrom lucra deja cu această aplicaţie în urma preluarii de către OMV, alegerea funizorului s-a făcut rapid.

Soluţia

“OMV Petrom şi-a propus să se alinieze principiilor de management de proiect internaţional acceptate şi utilizate de alte companii multinaţionale.  Mi-am dorit să aplic un concept cunoscut la nivel mondial, dar care era nou în Romania, aveam aşadar nevoie de profesionişti dar şi de instrumente de Management de Proiect. Pentru asta am contactat TotalSoft care ne-a furnizat licenţele Primavera dar şi expertiza în domeniul managementului de proiect.” Umair Mir, Manager de Proiect, Proiectul de Modernizare Sonde, Petrom.

.

Iniţial, TotalSoft a alocat 7 consultanţi, aceştia începând să lucreze la prima fază a proiectului, anume cea de abandonare de sonde, urmând ca unii dintre ei să se transfere către alte proiecte. S-a urmărit aşdar eficientizarea activităţii dar şi transferul de know-how de management de proiect, lucru care a fost posibil prin contrabalansarea externalizării cu utilizarea resurselor proprii.

.

Cum era şi firesc, pe măsură ce proiectul a luat amploare s-a extins şi colaborarea cu TotalSoft  ajungându-se la un număr de 47 de utilizatori concurenţi în sistemul Primavera, cea mai mare parte dintre aceştia fiind în România, dar şi în Kazahstan. În mod curent erau gestionate patru proiecte majore în Petrom (printre care Abandonment & Waste Management, Artificial Lift Well Rehabilitation) care necesitau şi un suport constant din partea consultanţilor TotalSoft astfel încât, echipa alocată număra  23 specialişti full time, în diverse locaţii, şi 2 project manageri la sediul central pentru monitorizare.

.

Mai mult, în 2006 Petrom a iniţiat proiectul Project Management Office, care a beneficiat de acceaşi logistică atât din punct de vedere software, cât şi din punct de vedere al consultanţilor TotalSoft ca şi proiectele mai sus menţionate. 

Rezultate

În sistemul Primavera se pot stabili resurse, se pot bugeta activităţi, stabili timpi de execuţie, luând în calcul toate aspectele, iar informaţia poate fi accesată inclusiv prin intermediul internetului. Cu ajutorul Primaverei specialiştii Petrom au putut concepe un plan al lucrărilor, pe care l-au îmbunătăţit cu ajutorul unui consultant TotalSoft, după care au alocat costuri, resurse, iar la finalizarea fiecărei activităţi au  realizat un raport complex al activităţilor efectuate, orelor consumate, costurilor reale, informaţii care în timp au fost utilizate pentru controlarea proiectului.

.

„Datorită expertizei TotalSoft dar şi cunoştinţelor noastre am reuşit să câştigăm în primă fază premiul I.P.M.A. din România, iar anul următor am participat la ediţia internaţională I.P.M.E.A. (International Project Management Excellence Award) -  unde ne-a fost decernat primul loc pentru excelenţă în management de proiect. Este pentru prima dată când acest premiu este câştigat de o companie din România şi totodată de OMV Petrom.” mărturiseşte dl Umair Mir.

.

Aşadar, schimbul de experienţă functionează în ambele sensuri: TotalSoft transferă către echipa Petrom abilităţile de planificare şi dobândeşte în acelaşi timp o reală experienţă în problemele tehnice specifice domeniului petrolului.

Studiu de caz

Ţiriac Imobiliare

"Primavera poate acoperi orice variantă de proiect pe care o propune un constructor. Aşa cum limba engleză este limba universală în afaceri, tot aşa Primavera este limbajul universal pentru project management".

Constantin Merluşcă
Director General, Ţiriac Imobiliare.

Compania

Ţiriac Imobiliare a debutat pe piaţa de profil din România în anul 1994, odată cu înfiinţarea Fergus Construct Internaţional, prima firmă imobiliară a grupului Ţiriac Holdings. Prin evoluţia sa ulterioară, şi-a dovedit din plin calitatea de dezvoltator redutabil în domeniul real estate şi al construcţiilor. Proiectele Ţiriac Imobiliare includ toate etapele unei investiţii imobiliare, de la construcţie până la darea în folosinţă, precum şi modernizări sau consolidări.

.

Ca şi strategie, Tiriac Imobiliare vizează dezvoltarea sa permanentă prin diversificarea business-ului şi a portofoliului de proiecte, realizarea de sinergii între cele 21 de companii imobiliare ale grupului şi extinderea în teritoriu.

Situaţia

Importanţa departamentului de Real Estate din cadrul Ţiriac Holding a crescut cu trecerea la proiecte mai mari, dublându-se continuu ca pondere şi ca valoare a investiţiilor, începând cu 2006 şi până la declanşarea crizei economice.

.

Investiţiile din segmentul imobiliar, ca orice investiţie pe termen lung, presupun riscuri de depăşire a bugetului, de întârzieri sau chiar de nerealizare. Aceasta stare de fapt a impus o condiţie esenţială în derularea proiectelor Ţiriac Imobiliare: asigurarea profitului printr-un control riguros al proiectelor şi al eventualelor riscuri.

.

„În momentul în care se trece la un proiect de anvergură, e nevoie de un sistem de planificare, control şi raportare eficientă a proiectului respectiv pe perioada dezvoltării, de o analiză a recuperării investiţiilor.“ Cătălin Merluşcă, Director General, Ţiriac Imobiliare.

.

Pentru aceasta s-a luat decizia implementării unui software de project management performant.

Soluţia

S-a ales Primavera, un sistem de project management care acoperă 90% din piaţă, pentru care TotalSoft era unic reprezentant în România.  

.

Soluţia asigură controlul proiectelor Ţiriac Imobiliare de la A la Z, planificarea, bugetarea, scenariile de tipul „what if?“, sau controlul în timp real al cheltuielilor. În plus, permite investitorului un control perfect al antreprenorilor şi al tuturor contractorilor, nu doar al propriilor resurse.

.

„Este posibil ca un proiect să fie susţinut de mai multe companii – una pe partea de infrastructură, alta pe cea de finisare sau de structură a clădirii. Pentru a avea rezultate, toate aceste lucrări trebuie introduse într-un proiect unic“ consideră Constantin Merluşcă.

.

Soluţia mai conţine şi un modul de management al documentelor, care creează posibilitatea accesului în timp real la acestea, pe categorii de utilizatori, cu permisiune de modificare a datelor sau doar de vizualizare a contractelor, a ofertelor de preţuri, a termenelor, avansurilor, modalităţilor de plată, sau de decontare. Totodată, se garantează şi securitatea informaţiilor conţinute de documentele respective.

Rezultate

Aplicaţia poate fi accesată de oriunde, indiferent de locaţie, prin utilizarea interfeţei web Primavision care este destinată top managementului şi oferă acces în timp real la toate informaţiile aferente unui proiect. Astfel, managementul a obţinut un control dinamic asupra investiţiei, având posibilitatea intervenţiei în timp real în cadrul oricărui proiect.

.

“Fără Primavera, nu am fi putut acoperi toată gama de activităţi pe care o acoperim acum şi ar fi  trebuit să avem un număr dublu de angajaţi, ca să nu mai vorbim de costurile de timp sau de depăşirile de buget care s-ar fi produs.“ susţine Constantin Merluşcă.

.

Posibilitatea creării de scenarii pe care o asigură Primavera permite luarea unor decizii extrem de bine fundamentate şi analizate, evaluând rapid situaţiile ce pot apare în cazul unei întârzieri sau al unei întreruperi de finanţare a proiectului.

Studiu de caz

Bog'Art

"Primavera este instrumentul care ţine evidenţa exactă a costurilor, atenţionând imediat responsabilul de proiect de fiecare depăşire a bugetului. În cazul lucrărilor complexe derulate de Bogart, acest aspect este esenţial, principalul beneficiu fiind realizarea profitului estimat iniţial".

Monica Gheorghe, Primavera Implementation Manager.

Compania

Bog’Art este o companie privată de construcţii care a reuşit în 2008 să depăşească pragul de 93 de milioane euro, poziţionându-se între primele trei companii de construcţii din ţară.

.

Numai în perioada 1997 – 2009, compania a executat clădiri de birouri ultramoderne în valoare totală de aproape 200.000.000 euro, proiecte care au schimbat definitiv peisajul arhitectural din Bucureşti. Printre cele mai impunătoare construcţii executate de Bog’Art se numără clădirea Charles de Gaulle Plaza, turnurile City Gate, Tower Center International sau Victoria Park.

.

Bog'Art asigură realizarea de construcţii în România, prin sucursalele şi firmele din grup înfiinţate în Bucureşti, Timişoara, Constanţa şi Piteşti, precum şi în afara ţării, prin firma Bog'Art Leipzig din Germania.

Situaţia

La începutul anilor ’90, proiectele firmei Bog’Art erau de mică anvergură, iar gestiunea acestora se putea face şi fără a apela la aplicaţii complexe de management de proiect. Prin anii 1997 – 1998, o dată cu expansiunea domeniului construcţiilor, compania a început să căştige proiecte importante iar achiziţia unui software de management de proiect a devenit mai mult decât necesară.

.

„Lucrările deveneau mai complexe, iar ridicarea unor clădiri cu 20 de etaje, de exemplu, presupunea defalcarea proiectului pe foarte multe activităţi, stadii, resurse şi aşa mai departe. Motiv pentru care am fost puşi în faţa alegerii unei soluţii de management de proiect şi dintre principalele două aplicaţii de pe piaţă am ales Primavera, oferită de TotalSoft“, Cristi Neagu, Project Manager Bog’art.

Soluţia

Bog’Art a început colaborarea cu TotalSoft în anul 1998, prin achiziţionarea soluţiei Primavera SureTrak, o versiune light a sistemului destinată planificării şi controlului proiectelor de dimensiuni mici şi medii. O dată ce proiectele au luat amploare, din punct de vedere al complexitatii, al numărului de subcontractori, a resurselor şi bugetelor implicate în proiect, Bog’Art a trecut la versiunea enterprise a soluţiei pe care a achiziţionat-o tot de la furnizorul TotalSoft, unic reprezentant Primavera în România timp de 15 ani.

.

„Compania noastră a achiziţionat şi utilizează întreg pachetul Primavera P3e for Construction pentru planificarea şi controlul tuturor proiectelor pe care le derulează o companie atât din punct de vedere a timpului, cât şi din punct de vedere al resurselor şi al costurilor. Aplicaţia PrimaVision, o aplicaţie de tip web ce se comportă ca un tablou de bord atât pentru echipa managerială cat şi pentru managerii de proiect, susţine procesul decizional prin furnizarea unor informaţii sintetice“, Cristi Neagu, Project Manager Bog’art.

.

În plus, pentru preluarea automată a informaţiilor de ofertare, TotalSoft a dezvoltat o interfaţă între programele de ofertare şi soluţia Primavera, numită DevPlan, interfaţă care le-a permis managerilor de proiect crearea şi urmărirea mult mai rapidă a unui proiect.

.

Actualizarea sistemului de project management a continuat pe masură ce au aparut noi versiuni, precum versiunea concurenţială care a permis instalarea soluţiei pe un număr nelimitat de computere, ţinând pas cu nevoile unui domeniu de activitate aflat într-o continua creştere. 

.

Platforma software utilizată de o companie de construcţii trebuie să ia obligatoriu în calcul şi o aplicaţie de management de contracte, care să facă legătura între partea financiară şi cea tehnică. În cazul Bog’Art, platforma software include soluţia Charisma ERP integrată cu o oplicaţie de management de contracte, ambele produse dezvoltate de TotalSoft.

Rezultate

Implementarea sistemului profesional de management de proiect Primavera Enterprise a oferit posibilitatea focalizării exclusive pe planificarea şi urmărirea întregului ciclu de viaţă al unui proiect, indiferent de dimensiunea acestuia.

.

„Gândiţi-vă că un proiect are o valoare de 30 de milioane de dolari, iar noi depăşim bugetul alocat cu 10 – 15 milioane, pentru că am considerat că oricum nu se simte prea mult. Evident, aşa ceva nu este posibil. Pentru că sunt sume foarte mari şi nimeni nu îşi permite acest lucru. Cu alte cuvinte, noi trebuie să ne încadrăm în bugetul alocat, pentru fiecare activitate în parte. Iar Primavera este un instrument care îţi permite să îţi menţii costurile la un anumit nivel, ceea ce înseamnă că vei putea să realizezi profitul programat”, Cristi Neagu, Project Manager Bog’art.


Studiu de caz

Romgaz

"Am aplicat metodologia de proiect pe care o implementăm de mulţi ani, oferind plannerilor Romgaz instrumentul cu care să poată urmări în detaliu proiectele, dar şi avantajul de a decide efectuarea plăţilor către furnizori în funcţie de stadiul real al lucrărilor"

Bogdănel Budeanu, Director Divizie Primavera.

Compania

Romgaz este cel mai important producător şi furnizor de gaze naturale din România, cu o cifră de afaceri de 1 bilion de USD (anul 2009) şi peste 6000 de angajaţi. Romgaz este o societate pe acţiuni de interes naţional, în care statul este acţionar majoritar, fiind reprezentat de Ministerul Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri. Compania are şi activitate de cercetare geologică în scopul descoperirii de noi zăcăminte gazeifere, produce gaz metan prin exploatarea zăcămintelor din portofoliul său, depozitează subteran gaze naturale şi furnizează servicii în câmpurile gazeifere pentru optimizarea performanţelor acestora.

Situaţia

Compania are sediul central la Mediaş şi sucursale în Târgu Mureş, Ploieşti şi Bratislava. Prin aceste unităţi derulează proiecte de exploatare, punere în producţie sonde,  lucrări de foraj, îmbunătăţirea calităţii gazelor şi comprimarea în câmpuri de gaze.

.

Situaţia cu care s-a confruntat Romgaz până la începutul anului 2008 poate fi descrisă prin imposibilitatea urmăririi proiectelor de investiţii într-un mod centralizat, având o situaţie clară asupra stadiului fiecăruia. Pe de altă parte, gestionarea lucrărilor derulate de fiecare sucursală  se facea extrem de dificil, de cele mai multe ori estimările iniţiale dovedindu-se greu de atins datorită unor factori neprevăzuţi. În această situaţie se înregistrau întârzieri, modifiări de termene, de resurse şi, inevitabil, de costuri.

.

La sfâriştul anului 2007, Romgaz a hotărât organizarea unei licitaţii publice în vederea achiziţionării unui sistem profesional de management de proiect care să le permită înlăturarea acestor probleme şi îmbunătăţirea activităţii gestionate şi urmărirea proiectelor atât la nivel de sucursală, cât şi la nivel de companie.

Soluţia

Licitaţia a fost câştigată de compania TotalSoft cu sistemul Primavera - produsul numarul 1 în lume în materie de project management şi lider de piaţa  în România.  

.

TotalSoft a fost selectată şi declarată câştigătoare deşi nu a avut cel mai mic preţ, criteriul principal de selecţie urmărit de Romgaz fiind performanţa tehnică a sistemului.

.

Contractul a implicat licenţierea a 25 de useri concurenţi pe baza de date şi instalarea unei soluţii complexe cu 4 componente:  sistemul de project management Primavera, Dev Plan – soluţia  care preia automat informaţiile din programele de devize, sistemul de management de contracte şi o soluţie de pontaj pe activităţi.

.

În  afara de Primavera, toate celelalte soluţii sunt dezvoltate de TotalSoft cu scopul de a acoperi aspectele pe care nu le ia în calcul o soluţie de project management, dar de care are nevoie pentru a  automatiza întreaga activitate a unui proiect şi pentru a oferi  rezultate de o eficienţă maximă. 

.

Rezultate 

În urma colaborării cu TotalSoft, Romgaz a obţinut automatizarea activităţii de planificare şi urmărire a proiectelor prin preluarea investiţiilor din programele de devize utilizate atât de Romgaz, cât şi de contractorii săi, toate licitaţiile fiind monitorizate automat. 

.

 „Am aplicat metodologia de management de proiect pe care TotalSoft o implementează de mai mulţi ani, oferind  plannerilor Romgaz instrumentul cu care să poată urmări în detaliu proiectele, dar şi avantajul de a decide efectuarea plăţilor către furnizori în funcţie de stadiul real al lucrărilor.“ declară Bogdănel Budeanu, Directorul Diviziei Primavera din cadrul  TotalSoft.  

.

Pe lângă instalarea sistemului, echipa TotalSoft a şcolarizat  25 de project manageri din cadrul Romgaz, planneri care vor derula proiectele companiei prin acest sistem. În baza experienţei  pe care o deţine şi pentru o eficienţă crescută, TotalSoft a organizat şcolarizările în 2 etape: una pentru învăţarea sistemului şi a modului de lucru, iar cea de-a doua, pentru aplicarea metodologiei de proiect.  

.

Romgaz s-a alăturat companiilor naţionale mari din domeniul energiei – Transelectrica, Electrica, OMV-Petrom,  Rompetrol, Lukoil, Transgaz, Nuclearelectrica, Centrala  Nucleară de la Cernavodă – care utilizează sistemul Primavera  pentru managementul proiectelor. Odată cu semnarea acestui contract, Romgaz (25 de useri) intră  în primele 4 companii din România ca număr de utilizatori pe baza de date Primavera, alături de Transelectrica (25 de  useri), OMV-Petrom (47 de useri) şi Centrala Nucleară de la  Cernavodă (30 de useri, prin unificarea Grupului 1 cu Grupul 2).   

.

Suportul acordat postimplementare de echipa TotalSoft este extrem de important pentru sucesul ulterior al implementării Primavera şi asta datorită faptului că sistemul schimbă modul de  lucru, inclusiv în relaţia cu contractorii.

.

Acesta este unul dintre  motivele pentru care TotalSoft oferă servicii de consultanţă  asigurând intrarea proiectelor pe făgaşul corect.  

.

„Din experienţa proiectelor anterioare am învăţat că, de  multe ori, se întâmplă ca după ce noi terminăm implementarea şi beneficiarul rămâne singur, să nu se folosească la maxim facilităţile oferite de implementarea unei astfel de  aplicaţii. De aceea, pentru o perioadă de 3 luni de zile după finalizarea implementării, a fost necesară prezenţa, în fiecare  sucursală, a unui consultant TotalSoft care să introducă toate  informaţiile şi toate proiectele din fiecare site în baza de date,  astfel încât top mangementul să simtă utilitatea soluţiei şi să  beneficieze de un tablou de bord cu toate informaţiile în timp  real şi care să le permită luarea, la momentul potrivit, a celor  mai bune decizii.“ a mai adăugat Budeanu.

Studiu de caz

Primăria Municipiului Bucureşti

"Am introdus în caietele de sarcini, pentru licitaţiile pe care le facem, obligativitatea constructorului de a utiliza Primavera şi de a ne furniza devizele împreună cu fişierele de baze de date conţinând datele proiectului şi graficul de execuţie realizate in acest sistem".

Alexandru Avram, Director Executiv Adjunct, Direcţia Investiţii, Primăria Municipiului Bucureşti.

Compania

Primăria Municipiului Bucureşti este cea mai importantă instituţie publică locală a ţării, având în administraţie un oraş cu peste 2.000.000 locuitori, cel mai mare centru industrial şi comercial al ţării. Primaria Municipiului Bucureşti derulează proiecte masive de infrastructură, de dezvoltare a oraşului, de reabilitare şi prezervare a patrimoniului cultural şi locativ, răspunzând de dezvoltarea arhitecturală a capitalei.

Situaţia

În calitate de instituţie publică, PMB este obligată prin lege să-şi aleagă furnizorii pe baza unei licitataţii publice, cele mai importante criterii de selecţie fiind desigur cele financiare. Cum proiectele derulate de instituţie sunt de mare anvergură atât din punct de vedere al complexităţii, cât si din punct de vedere financiar, firmele se bat pentru câştigarea lor, ajungând chiar să ajusteze devizul pentru a se potrivi cu caietul de sarcini. Câştiga preţul cel mai mic şi apoi începeau problemele. 

.

„Niciodată, un proiect nu a fost finalizat la termenul sau la costul stabilit iniţial” – spune ferm Alexandru Avram, Director Executiv Adjunct, Direcţia Investiţii, PMB.

.

În lipsa unui sistem informatic de project mangement, lucrurile funcţionau astfel: executantul venea cu un deviz de lucrare, plus un grafic de eşalonare a lucrărilor. Nu exista însă o legătură între graficul valoric şi partea de necesar de resurse umane, materiale, utilaje. Decontarea se făcea totuşi la termenele prestabilite, fără însă a exista o corelare cu graficul de execuţie.

Soluţia

La nivelul conducerii PMB s-a considerat că este vitală introducerea unui sistem performant de control al proiectelor şi de urmărire a contractelor. Astfel, s-a luat decizia implementării unui sistem de project management care să ofere posibilitatea urmăririi proiectelor pe etape, pe activităţi, termene de predare, resurse necesare sau bugete, astfel încât proiectele să se finalizeze în termenele şi în bugetele care au fost alocate. În acest scop a fost selectată şi achiziţionată soluţia Primavera, un sistem informatic utilizat în majoritatea primăriilor din marile oraşe europene, singurul care permite urmărirea proiectelor atât din punctul de vedere al beneficiarului, cât şi din cel al executantului.

.

Implementarea a fost făcută de către TotalSoft, unic reprezentant Primavera în România timp de 15 ani, experienţa sa în proiecte de acest fel bazându-se pe sute de implementări.

Rezultate

În urma implementării sistemului, PMB poate descompune proiectul până la categorii de lucrări şi de activităţi, poate şti exact care dintre acestea au fost realizate şi cu ce consumuri de materiale.

.

Fluxul de date emis de Primavera permite realizarea unui schimb rapid de informaţii între părţile implicate în realizarea unui proiect, cu atât mai mult cu cât toate informaţiile de care dispune beneficiarul au la bază oferta executantului, prezentată sub forma unor devize. Principala activitate a Departamentului Investiţii din cadrul PMB este angajarea şi urmărirea lucrărilor de construcţii şi consolidări de blocuri.

.

“Primavera ştie să prelucreze datele introduse, la cel mai mic detaliu. La realizarea oricărui proiect, este necesară evaluarea costurilor unei lucrări în ore muncitor şi consumul de materiale şi echipamente. Problema este că atunci când realizez un proiect, trebuie să realizez şi o structură de lucrări, în funcţie de câţi oameni şi de ce calificări trebuie în fiecare etapă a lucrării. De asemenea, programul poate confirma sau nu corectitudinea termenelor de predare în funcţie de resursele alocate. Acest lucru se făcea înainte de implementare după metode clasice, însă dura câteva zile realizarea unui asemenea grafic. Acum, totul nu ia decât câteva minute.” susţine dl Alexandru Avram.

.

Utilizând Primavera, PMB a obtinut două avantaje majore. În primul rând, de la o primă vizualizare a datelor privind executanţii şi lucrările, managerul de proiect îşi poate da seama dacă proiectul poate fi realizat în termenul propus de contractori. Al doilea mare avantaj este că în Primavera sunt indicatori de performanţă la nivelul fiecărui contractor – bani şi timpi. Astfel, aplicaţia poate anunţa că un contractor, care a ofertat un termen anume, la costul aferent, poate că a stat bine la termene, dar a depăşit costurile. Se crează astfel o analiză de performanţă pe fiecare contractor, apoi se crează un istoric al tuturor proiectelor, cu modul în care au fost licitate, contractate şi finalizate şi mai ales cât au costat – pentru a fi folosite ca referinţe la licitaţii ulterioare.

.

Pentru a obţine rezultate maxime pe fiecare proiect  este foarte important ca şi executanţii să folosească acelaşi sistem informatic.

.

„Am introdus în caietele de sarcini, pentru licitaţiile pe care le facem, obligativitatea constructorului de a utiliza Primavera şi de a ne furniza devizele împreună cu fişierele de baze de date conţinând datele proiectului şi graficul de execuţie realizate in acest sistem”, subliniază  dl Alexandru Avram. 


Studiu de caz

Iulius Group

Am oferit în permanenţă asistenţă tehnică în ceea ce priveşte managementul proiectului şi gestionarea diferitelor activităţi. Astfel, s-au putut planifica mult mai uşor etapele proiectului care presupun luarea unor decizii complexe, cu posibilitatea de anticipare a tuturor consecinţelor unor acţiuni în dezvoltarea lui ulterioară".

Monica Gheorghe, Primavera Implementation Manager.

Compania

Iulius Group este o companie activă în domeniul dezvoltării şi operării de centre comerciale în România, fiind în prezent un important dezvoltator şi operator de centre comerciale din ţara noastră.

.

Iulius Group deţine patru mall-uri în Iaşi, Timişoara, Suceava şi Cluj-Napoca. Suprafaţa închiriabilă a celor patru centre comerciale se ridică la aproximativ 150.000 de metri pătraţi, în care sunt deschise 600 de magazine. Pe lângă cele patru centre comerciale, dezvoltatorul a finalizat şi proiectul de birouri Iulius Business Center. O altă investiţie de anvergură a Iulius Group este proiectul imobiliar mixt Palas Iaşi, pe care îl construieşte în centrul Iaşiului, cu o investiţie de 250 milioane euro.

.

Cifra de afaceri pentru anul 2008, pe întreaga reţea naţională Iulius, a fost de 35 milioane de euro.

Situaţia

Motivul care a determinat compania să dorească achiziţionarea unui sistem profesional de project management a fost demararea proiectul imobiliar mixt Palas, cea mai ambiţioasă lucrare a developerului ieşean de până acum.

.

Complexul Palas aduce un nou concept de proiect urbanistic multifuncţional, ce presupune o investiţie de peste 250 de milioane de euro, suportată integral de compania dezvoltatoare. Amplasat lânga Palatul Culturii din Iaşi, conceptul integrează funcţional, într-o structură unică în România, spaţii de agrement şi recreere, oglinzi de apă, spaţii pentru activităţi sportive (patinoar artificial, pista pentru role, skateboard, piscină), spaţii pentru activităţi culturale (amfiteatru în aer liber, spaţii expoziţionale, galerii), locuinţe colective, spaţii utilitare (pasaje pietonale acoperite, spaţii plantate, scuaruri, parcaje la sol şi subterane), dar şi spaţii destinate activităţilor economice (birouri, spaţii pentru comerţ, hoteluri, restaurante, agenţii de turism). Amploarea extraordinară a proiectul Palas face din investiţia Iulius Grup cea mai mare investiţie privată facută vreodată în Iaşi.

.

Experienţa dobândită în proiectele anterioare a demonstrat importanţa utilizării unui instrument de project management capabil nu numai să ofere simple grafice despre stadiul proiectului, ci şi să permită control total al resurselor implicate. Mai mult, softul trebuia să poată anticipa şi alerta, în baza informaţiilor înregistrate, asupra consecinţelor nerespectării planului de execuţie.

Soluţia

La lansarea proiectului Palas, în 2007, Iulius Group a decis achiziţionarea soluţiei de project management Primavera de la TotalSoft, furnizor preferat de dezvoltatorii şi operatorii de centre comerciale din ţara noastră pentru soluţii software şi consultanţă în project management.

Rezultate

Prin implementarea Primavera, TotalSoft a răspuns cerinţelor Iulius Group de a avea un sistem informatic de project management care să îi permită un control total al resurselor implicate în derularea proiectului (umane, financiare, materiale sau de timp).

.

Implementarea Primavera a fost dublată de oferirea unor servicii de consultanţă menite să asigure o bună întelegere şi utilizare a sistemului în vederea obţinerii celor mai bune rezultate. Astfel, managementul grupului Iulius a dorit să alinieze dezvoltarea proiectelor sale la standardele europene.

Studiu de caz

Grup Servicii Petroliere

"Primavera este gândită să provoace echipa în sensul planificării. Eu unul consider că ne formează astfel încât să luăm în calcul toate posibilităţile si să facem alegerea corectă, la momentul oportun".

Lucian Telehoi, Funcţionar Administrativ Planificare, Departamentul Construcţii Offshore GSP.

Compania

Grup Servicii Petroliere (GSP) este o companie înfiinţată în anul 2004, profilată pe foraj marin, consultanţă de specialitate şi servicii conexe domeniului, parte a grupului UPETROM.

.

În prezent, GSP are mai mult de 1.500 de angajaţi şi deţine o poziţie dominantă în regiunea Mării Negre şi a Mărilor Azov, Marmara şi Mediteraneană sud-estică.

.

Grup Servicii Petroliere a investit până acum cca 400 de milioane de dolari pentru retehnologizarea flotei de platforme de foraj, nave de aprovizionare şi nave tehnice, semnând recent cu Compania Naţională Petrolieră Turcă un contract în valoare de 100 de milioane de dolari, în baza căruia se vor dezvolta o serie de proiecte de construcţii marine.

Situaţia

Complexitatea activităţii, investiţiile mari în infrastructură sau necesitatea utilizării unor resurse specializate sunt doar câteva dintre argumentele care fac din managementul de proiect nu doar o necesitate, ci o componentă vitală în activitatea acestei companii.

.

Nevoia urmăririi atente a proiectelor derulate şi cerinţele partenerilor externi care lucrau cu soft-ul Primavera a impus decizia unei investiţii într-un software specializat de project management. 

Soluţia

Pentru a uniformiza modul de urmărire şi gestionare a proiectelor şi a le da posibilitatea tuturor partenerilor, indiferent de ţară, să obţină aceleaşi rapoarte, în baza datelor proiectului, GSP a ales Primavera, sistemul de project management furnizat de către TotalSoft.

.

Sistemul a fost implementat pentru a fi utilizat în cadrul a trei departamente: Operaţiuni Speciale (Construcţii Marine), Investiţii – Dezvoltare şi Tehnic, departamente care derulează proiecte de anvergură, printre care se numără: construirea unui jacket de 101 metri lungime şi greutate de 1.500 de tone, construcţia, modernizarea şi reclasificarea unor nave multifuncţionale ce urmează să intre în componenţa flotei de nave tehnice a GSP.

.

La acestea se adaugă un proiect de modernizare şi reclasificare a platformei de foraj marin GSP Saturn, cu un buget alocat de 50 de milioane de dolari, şi unul de investiţii având o valoare de 40 de milioane de euro care constă în conversia unei barje destinate transportului de mărfuri în barjă specializată în lansarea conductelor submarine – GSP Bigfoot 1.

.

Pentru acest proiect, în care care va opera un echipaj de 208 persoane (personal tehnic şi personal navigant),TotalSoft asigură şi consultanţă în management de proiect.

Rezultate

Primul departament care a simţit beneficiile implementării soluţiei de project management Primavera a fost departamentul Construcţii Offshore, care a înregistrat o creştere a eficienţei activităţii de planificare şi urmărire în rândul tuturor proiectelor, indiferent de complexitatea lor, o usurinţă în elaborarea şi gestionarea bugetelor, precum şi o scurtare semnificativă a timpului de planificare a unui proiect.

.

“Primavera ne permite conducerea eficientă a proiectelor, pentru a menţine proiectul pe traseul planificat.  Anual, în lume, mii de miliarde de dolari sunt cheltuite pe proiecte de construcţii, majoritatea proiectelor oferind o rată a profitului formată dintr-o singură cifră, motiv pentru care este imperativ ca toate companiile de construcţii şi proiectare să-şi controleze şi să-si eficientizeze: costurile proiectului, programarea activităţilor, achiziţiile, contractele şi schimbările. Consider, cu atât mai mult, că aplicaţia Primavera se dovedeşte utilă în domeniul nostru, cel al construcţiilor offshore”, apreciază Isabela Bucur, inginer planificare, Departamentul Construcţii Offshore GSP.

.

Primavera a oferit, de asemenea, un suport real în reducerea riscurilor identificate în cadrul proiectului, printr-o puternică analiză a planificării, o previzionare clară a costurilor şi o coordonare între proiectanţi, furnizori, subcontractori şi beneficiar. Sistemul furnizat de TotalSoft facilitează conducerea proiectelor prin furnizarea de grafice şi formate prestabilite de rapoarte, sau care pot fi adaptate, şi oferă o imagine clară a progresului înregistrat în cadrul proiectului.

.

„Până acum nu am mai lucrat cu Primavera şi am descoperit că este un software complex, care necesită exerciţiu, însă prezintă avantajul că poate fi folosit în aproape orice domeniu. Fiecare planificare poate da un forecast de uz de resurse, bani şi activităţi, ajutând departamentul să-şi organizeze cât mai eficient resursele. Lucian Telehoi, Funcţionar Administrativ – Planificare, Departamentul Construcţii Offshore GSP.

.

Studiu de caz

Nuclearelectrica Cernavodă

"Motivul care m-a determinat să optez pentru Primavera Enterprise a fost acela că noua versiune permite lucrul în reţea cu un număr mare de utilizatori şi toţi cei implicaţi în desfăşurarea unui proiect pot accesa simultan informaţiile referitoare la acesta".

Mircea Nedelcu, Şef Serviciu Planificare, Programare şi Control Buget, CNE Invest.

Compania

SN "Nuclearelectrica" SA este cel de-al doilea mare producător de energie electrică din România, asigurând cca. 18% din producţie. În primii 10 ani de existenţă (1998 -2008), Nuclearelectrica a produs peste 66 milioane MWh energie electrică.

.

Compania are două sucursale, fără personalitate juridică: CNE Cernavodă, care exploatează Centrala Nucleară de la Cernavodă (Unitatea 1 şi Unitatea 2), şi FCN - Piteşti, fabrica de combustibil nuclear.

.

Nuclearelectrica are în strategie reluarea proiectului Unităţilor 3 şi 4 astfel încât el să fie finalizat  până în anul 2015.

Situaţia

Pentru CNE Cernavodă important este nu atât numărul de proiecte, cât mai ales numărul foarte mare de activităţi administrate într-un proiect şi complexitatea relaţiilor dintre acestea.

.

Dat fiind natura activităţii, orice greşeală de proiectare, construcţie, planificare, execuţie, gestionare sau urmărire poate avea consecinţe grave la nivelul întregii ţări. În acest context,  povestea utilizării sistemului de project management Primavera la Cernavodă începe în 1988, când partenerii canadieni şi italieni ai Nuclearelectrica, Atomic Energy of Canada Ltd. (AECL) şi Ansaldo Nucleare, au adus softul în România pentru a asigura o planificare controlată, cu urmărirea stadiilor de execuţie a Unităţii 1.

.

Şantierul centralei nucleare a fost, practic, pionierul utilizării sistemului Primavera la noi în ţară.

.

În 1998 CNE Cernavoda a avut nevoie de asistenţă în project management pentru Unitatea 1, moment  în care s-a căutat un furnizor român pentru Primavera, şi astfel a început colaborarea cu TotalSoft, reprezentant exclusiv al sistemului în acel moment.

Soluţia

Dacă în 1998 TotalSoft a furnizat la Cernavodă servicii de asistenţă tehnică pentru Unitatea 1, odată cu demararea proiectului pentru Unitatea 2, TotalSoft a livrat o nouă versiune de produs cu facilităţi net superioare versiunilor anterioare, Primavera for Enterprise, şi a asigurat toate serviciile complementare necesare: training, consultanţă şi asistenţă tehnică.

.

„Motivul care m-a determinat să optez pentru Primavera for Enterprise a fost acela că noua versiune permite lucrul în reţea cu un număr mare de utilizatori şi toţi cei implicaţi în desfăşurarea unui proiect pot accesa simultan informaţiile referitoare la acesta“, apreciază Mircea Nedelcu, şeful serviciului Planificare, Programare şi Control Buget al CNE Invest.

.

Din acel moment, sucursala CNE Invest utilizează Primavera pentru planificarea, controlul şi conducerea proiectelor pe care le derulează şi beneficiază de avantajele implementării unui sistem software de management al proiectelor de talie mondială. Astfel, producatorul de energie electrica a ajuns unul dintre cei mai reprezentativi beneficiari Primavera din punctul de vedere al numărului de proiecte planificate şi urmărite prin intermediul lui (în jur de 40), al echipei de planificatori şi cost controleri cu Primavera (peste 25 la Unitatea 2) şi al calităţii procedurii de management de proiect aplicată de această companie.

Rezultate

Soluţia agreată de o echipă mixtă de specialişti români, canadieni şi italieni a vizat monitorizarea în timp real a stadiilor de execuţie şi a previziunilor pe proiecte ca timp, resurse şi cost, precum şi administrarea riscurilor aferente unui portofoliu de proiecte şi de programe.

.

“Primavera se exprimă foarte bine atât din punct de vedere grafic, cât şi în ceea ce priveşte planificarea şi controlul facil şi rapid al proiectelor, rapoartelor, sau codurilor. Ne permite să desfăşurăm un număr foarte mare de activităţi. În acelaşi timp este puternică şi prietenoasă şi este utilizată intensiv“, a mai declarat reprezentantul CNE Invest.

.

Beneficiile utilizării Primavera sunt foarte importante. Pe lângă planificarea extrem de riguroasă şi urmărirea controlată a proiectelor, s-au obţionut economii semnificative de timp şi buget (reducerea duratei de derulare a proiectelor cu 11-22%, economii financiare de 15% din bugetul proiectelor, dar şi posibilitatea fundamentării deciziilor prin analiza variantelor).

.

Studiu de caz

Consiliul Judeţean Călăraşi

"Cu ajutorul Primaverei dorim să-i surprindem pe constructori prin nivelul de detaliu al informaţiilor pe care le deţinem, în mod operativ, privind lucrările în desfăşurare. Termenele foarte stricte impuse de către finanţator ne-au impus o atitudine similară faţă de subcontractori".

Mugurel Păunescu, Director Executiv Direcţia Management Proiecte, CJ Călăraşi

Compania

Consiliul Judeţean Călăraşi este o autoritate a administraţiei publice, constituită la nivel judeţean, care funcţionează pe baza principiilor autonomiei locale şi descentralizării serviciilor publice.

.

Instituţia are un rol determinant în coordonarea activităţii consiliilor comunale, orăşeneşti şi municipale, în vederea realizării serviciilor publice de interes judeţean.

.

Judeţul Călăraşi, deşi nu este printre cele mai mari şi mai bogate judeţe din ţară, a reuşit printr-o bună organizare să atragă aproape 25% din fondurile alocate întregii regiuni Sud Muntenia (7 judeţe) pentru dezvoltarea infrastructurii rutiere. Unul dintre avantajele instituţiei a fost înfiinţarea unei Direcţii de Management al Proiectelor orientată către absorţia şi gestiunea fondurilor europene.

Situaţia

,,Suntem un judeţ mic cu resurse limitate, situaţie care se reflectă în administraţie, însă nu şi în ambiţii. Pentru a reuşi derularea proiectelor necesare dezvoltării judeţului, ne-am propus lucruri pragmatice. Prima etapă a fost să conştientizăm necesitatea de a avea un management adecvat al proiectelor şi astfel am început să dezvoltăm mecanismele necesare în cadrul insituţiei. A doua etapă a fost finanţarea europeană care ne-a dat un suflu nou prin multiplicarea de peste 10 ori a resurselor proprii. În această etapă, am început să elaborăm cereri de finanţare şi să formăm echipe. Finanţările au venit, însă am realizat că succesul nu constă doar în primirea banilor. Greutăţile reale încep după primirea finanţării când trebuie puse în practică toate elementele proiectului“, afirmă Mugurel Păunescu, Director Executiv la Direcţiei Management Proiecte din cadrul CJ Călăraşi.

.

Din toamna anului 2010 Consiliul Judeţean derulează trei proiecte de reabilitare a unor drumuri naţionale, cu valoare de peste 10 milioane Euro fiecare, precum şi un proiect pentru managementul integrat al deşeurilor ce depăşeşte 33 de milioane Euro. Toate proiectele sunt foarte complexe, cel de mediu fiind, în termenii reglementărilor europene, unul ,,major,, ceea ce înseamnă că este aprobat direct de către Comisia Europeană, iar pregătirea este foarte laborioasă.

.

Abordarea CJ Călăraşi pentru derularea acestor investiţii a însemnat o formare riguroasă a oamenilor şi a expertizei necesare lucrului conform metodologiei de management de proiect, dublată de  achiziţia unui software specializat care să asigure stabilitatea şi succesul proiectelor pe termen lung.

Soluţia

S-a căutat un sistem care să standardizeze activitatea de management de proiect, să permită însuşirea unor proceduri şi a unui mod de lucru unitar, obiective care nu puteau fi atinse de orice aplicaţie. La aceste cerinţe a răspuns Primavera, o soluţie utilizată pentru managementul celor mai mari proiecte de infrastructură la nivel mondial.

.

Pentru proiectele mici, derulate anterior,  foloseam un software mai simplu care însă pentru proiectele de infrastructură nu mai era potrivit deoarece aceste proiecte nu se pot urmări doar ”clasic”, pe devize şi cantităţi de lucrări executate. Pentru proiectele complexe derulare cu fonduri europene am considerat necesar să utilizăm un software pe măsură, mai versatil şi recomandat pentru lucrări de infrastructură. Am descoperit Primavera în cadrul unor cursuri pe care le-am facut anterior şi în urma cercetarilor făcute, căutări pe Internet, analiza referinţelor etc, am observat că este un standard de facto pentru proiectele mari. În cadrul CJ aveam şi un program de devize, am avut şi alte prezentări, deoarece am făcut un studiu înainte de achiziţie însă avantajele oferite de Primavera au fost indiscutabile. De asemenea, am considerat necesară trecerea de la monitorizarea clasică, gen dirigenţie de şantier, la cea în care datele preluate prin dirigintele de şantier sunt prelucrate cu ajutorul unui soft care să ne dea indicaţii în timp real despre desfăşurarea temporală a activităţilor, nu doar cantitativă.

Rezultate

Departamentul pentru Managementul Proiectelor raportează direct Presedintelui Consiliului Judeţean şi a avut întregul sprijin al conducerii pentru achiziţia soluţiei oferite de TotalSoft. Pe de altă parte, când la mijloc sunt proiecte de peste 10 milioane Euro, riscul indus de lipsa unor unelte software performante trebuie eliminat cu orice preţ.

.

,,Vreau ca în momentul încărcării unui proiect în Primavera, să fie clar pentru întreaga echipă care sunt activităţile critice, termenele de primire a devizelor de lucrări. Trebuie să ştim exact ce s-a lucrat şi unde, nu doar procente de lucrări executate, ci o adâncime în monitorizarea activităţilor şi fineţe în definirea punctelor de control şi alarmă. Această fineţe, în monitorizare, îmi va permite să iau măsurile necesare în timp util pentru a evita neplacerile”. consideră Mugurel Păunescu.

.

Complementar achiziţionării licenţelor, Consiliul Judeţean Călăraşi a încheiat cu TotalSoft şi un contract de servicii pentru şcolarizarea personalului. Acest contract a fost abordat etapizat considerându-se necesară o primă etapă teoretică, desfăşurată la sediul companiei pentru ca utilizatorii să se familiarizeze cu funcţionalităţile aplicaţiei, urmată de una practică.

.

,,Training-ul a avut o primă parte de învăţare efectivă a aplicaţiei, foarte necesară pentru că Primavera este destul de complexă, urmată de o etapă de implementare efectivă, care a constat in lucrul concret cu un proiect. Scopul a fost înţelegerea trecerii de la partea de devize, pe care o cunoaşteam, la urmărirea efectivă a proiectului în Primavera, importul datelor etc. Această etapă mi s-a parut cea mai densă, deoarece am aflat constrângerile induse de un proiect real. Din acest punct de vedere, un avantaj pentru Totalsoft este că nu are doar oameni care ştiu aplicaţia ci şi consultanţi care cunosc bine sectorul de construcţii, managementul lucrărilor etc şi care înţeleg ce este un deviz, cum se derulează investiţiile.” consideră Mugurel Păunescu.

.

În mod curent, sunt 3 utilizatori activi şi alţi 3-4 latenţi care doar accesează date. Pentru viitor există intenţia extinderii aplicaţiei şi către alte departamente. Beneficiile încep să apară şi în această etapă şi ţin mai mult de însuşirea unui mod de lucru coerent şi profesional. Colaborarea între departamente devine stare de fapt, iar activitatea se mulează tot mai bine pe cerinţele europene.

Studiu de caz

Transelectrica

"Echipa TotalSoft a fost alături de noi mereu, plecând de la implementare, workshop-uri, analiză, exploatare… avem o linie permanentă de comunicare cu ei. Daca a apărut o problemă, am telefonat, iar ei au fost extrem de dedicaţi."

Călin Stănescu, IT Manager, Transelectrica.

Compania

Transelectrica este compania care administrează şi operează sistemul electric de transport şi asigură schimburile de electricitate între ţările Europei Centrale şi de Răsărit, ca membru al ENTSO-E (Reţeaua Europeană a Operatorilor de Transport şi Sistem pentru Energie Electrică).

.

Este prima companie de acest tip din S-E Europei care s-a integrat în UCTE (Uniunea pentru controlul Transportului de Electricitate) şi ETSO (Asociaţia Europeană a Operatorilor de Transport şi de Sistem), ambele fiind structuri de specialitate ale Uniunii Europene.

.

Transelectrica este responsabilă pentru transportul energiei electrice, funcţionarea sistemului şi a pieţei, asigurarea siguranţei Sistemului Electoenergetic Naţional (SEN). De asemenea, reprezintă principala legatură dintre cererea şi oferta de electricitate, echilibrând permanent producţia de energie cu cererea.

Situaţia

Integrarea Transelectrica în UCTE şi ETSO impune respectarea standardelor europene cu indicatori de performanţă. Pentru a menţine acest standard şi ratingul Translectrica rezultat în urma auditurilor efectuate de Agenţiile Financiare Internaţionale de Audit, Standard&Poors şi Moody’s, sistemul IT trebuie să fie unul european.

.

Datorită organizării companiei pe cele 8 sucursale din ţară şi sediul central, aplicaţiile folosite sunt de tip corporate, cu orientare pe business. Sistemul ITC al Transelectrica este susţinut pe o infrastructură de telecomunicaţii bine pusă la punct, bazată pe fibră optică, radiorelee şi PLC-uri, dar şi pe contracte de servicii cu firme de prestigiu pe plan mondial.

.

“Ca să poţi supraveghea un astfel de sistem (care implică numeroase staţii teritoriale) este necesar un sistem IT bazat pe managementul proiectelor de tip corporate pe scară mare, pentru a putea integra toate componentele şi a supraveghea toate etapele” declară Calin Stanescu, manager IT în cadrul Transelectrica.

.

Proiectele din Transelectrica sunt de mare anvergură, iar conducerea lor nu este tocmai simplă, deoarece se lucrează cu sucursale aflate în diferite zone geografice ale ţării, accesul la informaţii şi deciziile în timp real fiind vitale pentru managerul de proiect.

.

Numărul mare de proiecte gestionate de companie a făcut necesară utilizarea unor sisteme informatice dedicate, iar produsul ales de Transelectrica a fost Primavera, implementat în România în exclusivitate (la acea dată) de către TotalSoft.

Soluţia

Hotărârea de achiziţie s-a luat la nivel de management în 2002, managementul fiind şi principalul beneficiar.

.

Conform doamnei Roxana Marciu, Project Manager la Transelectrica, “În Transelectrica, există o uşurinţă în abordare şi o deschidere pentru project management care se datorează integrării companiei în UCTE, respectiv alinierii la standarde, fiind  obligaţi să ţinem pasul cu celelalte companii europene”.

.

Recomandările partenerilor externi au cântărit mult în alegerea softului de gestionare a proiectelor, Primavera fiind considerată şi pe plan mondial ca una dintre cele mai eficiente soluţii de management al proiectelor.  Aplicaţia s-a mulat pe business-ul companiei, implementarea bazându-se pe diferite analize la nivel de management.

.

Implementarea la Transelectrica a venit pe o structură deja existentă de organizare a proiectelor, din punct de vedere al conceptelor de bază în managementul proiectelor, situaţie care a permis instalarea sistemului în circa o săptămână (la începutul anului 2003). Echipa TotalSoft, împreună cu persoanele din fiecare sucursală, a realizat testele privind funcţionalitatea astfel încât sistemul să funcţioneze la parametrii aşteptaţi.

.

Implementarea Primavera a schimbat şi modul clasic de comunicare (prin fax şi telefon) uşurând  activitatea managerilor de proiect care conduceau concomitent zeci de proiecte, fiindu-le imposibil să introducă în mod tradiţional toate infomaţiile şi să le supravegheze.

Rezultate

Din punct de vedere al beneficiilor aduse, costurile implementării Primavera au fost nesemnificative.

.

În funcţie de drepturile repartizate, managementul companiei poate accesa sistemul securizat, din orice punct, pentru a avea o imagine clară în privinţa termenului şi a bugetului stabilit.

.

Rapoartele date de Primavera sunt extrem de valoroase pentru munca managerială. Se ordonează etapele, se pun în evidenţă evenimentele cheie, “intersecţiile periculoase”, respectiv momentele stabilite contractual unde trebuie evitate anumite decalaje ce implică depăşiri de costuri, prin intermediul diagramelor de analiză.

.

Sistemul permite realizarea a diferite tipuri de analize, o importanţă mare fiind dată modalităţilor de analiză de tip “what if” asupra situaţiilor de lucru. Roxana Marciu a remarcat ajutorul pe care îl aduce acest modul al Primavera “Obţin o imagine asupra impactului unui eveniment nedorit. Pot vedea care sunt costurile, efectele unei întreruperi de finanţare. Dacă pot estima o probabilitate, obţin o imagine asupra a ceea ce s-ar putea întampla."

.

Din punct de vedere al raportărilor, viteza de reacţie este mai mare, economiile rezultând mai ales din evaluarea clară a situaţiei efectuată în timp real.

“Nu mai facem o evaluare subiectivă, am aplicat penalizări pe baza rapoartelor reale date de sistem.” mai spune Roxana Marciu.

.

Pentru managementul companiei, TotalSoft a furnizat aplicaţia Primavision, care oferă o imagine de ansamblu privind indicii de performanţă, fără a intra în detalii cu informaţii de tip depăşiri de buget, unde apar depăşirile, direcţia care a generat depăşirile etc.

.

Colaborarea s-a extins ulterior şi cu introducerea unei noi aplicaţii TotalSoft privind modalitatea de lucru cu contractorii, pentru a face o corelaţie pe baza stadiului fizic declarat de fiecare contractor în parte.

.

Ca o etapă mai dificilă, Roxana Marciu a remarcat momentul cand încă nu se vedeau rezultatele, nu se comunica încă între filiale prin internet, dar, ca şef de proiect, “trebuia să convingi toţi membrii echipei să lucreze corespunzator. În etapa de implementare, oamenii încă nu cunoşteau beneficiile, care apar abia după un prim proiect încheiat.”

Studiu de caz


Top